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wie macht man büroarbeiten

1.21 Büroarbeit bei Chaos - Humor

 

Der Hüter der Unordnung - der Wächter über das Chaos.

 

Die einen schütteln nur den Kopf, die anderen wissen gar nicht, was die alle wollen. Im Grunde speichern doch beide »alles« ab. Dem Hirn ist es, egal ob Aktenschrank oder Packen unterm Tisch gespeichert wird. Wer sagt denn dem Hirn, welcher Ort der Richtige ist, machen wir doch selbst diese Regeln, oder? Ich bin fast sicher das der »Chaot« mehr Synapsen dabei in Gang hat und trainiert.

Wie man das Büro-Chaos strukturiert damit das gewohnte Chaos dennoch aufrechterhalten bleibt.

Was muss denn unbedingt gemacht werden, bekommt man das auf die Reihe?

 

  • Keine Lust auf Büroarbeiten
  • Keine Ahnung von Büroarbeiten
  • Da finde ich nichts wieder.
  • Ich kann das nicht.

 

Okay.
für die heillos radikalen Bürofreaks, einen kleinen Leitfaden, damit Sie nicht in Gänze umkommen im Papierkrieg. Keine Zeit oder keine Lust ? Ich kann es verstehen, wenn man alles ausnahmslos Selbst machen muss, wann soll man das Kontor stemmen. Aber Sie kennen, alles muss man eigenhändig erledigen, wobei womöglich der auf Linie der Ablauf nicht funktioniert. Es kostet Geld, meist sogar viel Geld. Sie müssen Arbeiten vergeben, nur was machen die, wo bereits ein Minijob unbezahlbar ist.

 

Nachstehende Tipps liest man mit einem Augenzwinkern, nur erlaubt zu lesen, sofern Sie danach meine Artikel Büroorganisation lesen. Da geht es um den Ausgangspunkt der in jedem Betrieb anfallenden Büroarbeiten, um eine richtige Zeiteinteilung. Beides kombiniert schafft Ihnen auch irgendwann eine solide Basis, um die anfallenden Arbeiten zu lernen.

 

Wer gnadenlos in diesem Schreibtischtumult versinkt, der schadet womöglich auch der Firma. Iss so.

 

Es gibt Unmengen an Informationen Officemanagement, es gibt sogar den Beruf table-manager, wirklich ... ist jemand der Schreibtische aufräumt und sortiert.

 

 

Wenn Sie überhaupt keinen Plan haben,fangen Sie spartanisch mit der Will-nicht-Methode an. Vorsortieren, alles bedenken, das ist für den größten »Durcheinanderfreak« zu schaffen.

Besorgen Sie sich ein paar Kartons, Ablageschübe je einen für.

Eingangsrechnungen
Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Zahlungsbelege
Noch zu bearbeiten
Ablage
Kunden
Angebote

Stellen Sie diese in Schreibtischnähe, legen Sie Unterlagen in die entsprechenden Boxen.

 

Hört sich banal an, ich weiß, die Spezies werden jedoch wissen was ich mein. Sie haben zumindest mal einige Bereiche vorsortiert. Das Gesuche hält sich schon mal in Grenzen, Sie finden so bereits Ihre Unterlagen ein bisschen schneller.

 

1. Box mit den Eingangsrechnungen bekommt der Steuerberater (das kostet, wenn er komplett sortieren muss, mehr)

2. Box Ausgangsrechnungen und Belege geht ebenfalls zum Steuerberater.

   Sie glauben nicht was Steuerberater an Chaos mitunter auf den Tisch bekommen, da ist diese Art bereits komfortabel.

3. Box noch zu bearbeiten stellen Sie am besten auf Ihren Schreibtisch, schauen Sie täglich rein, es ist Ihre lebensnotwendigste Box für das Tagesgeschäft.

4. Box Ablage liegt beisammen, Sie können die Box am Jahresende mit Datum/Jahr beschriften, so komplett in den Keller tragen. Immer noch besser als durcheinander, womöglich Jahre, mal ehrlich das ist doch im Grunde nur noch was für die Tonne.

5. Box für Ihre Kunden sollte auch immer griffbereit liegen, Ihr Kapital.

6. Box Angebote erledigt sich z. T. von selbst, Angebote wandern entweder in die Box Kunden oder ärgerlicherweise in die Ablage.


Einfach? Sehr einfach, jedoch nicht verkehrt und komplett von der Hand zu weisen, die »Abheftmuffel« sind minimalistisch organisiert.

 

Natürlich handelt es ich hier nicht um ein korrektes, gut organisiertes Büro, bevor Sie im Chaos versinken, sortieren Sie dieses Chaos spärlich. Das hilft schon ungemein.


Großes Thema ist das Wegwerfen. Alles, was nicht unter die Aufbewahrungsfristen fällt, Sie es länger als ein Jahr nicht in der Hand hatten. Weg damit. Vor allem die tägliche Postflut mit Werbung etc.


Ich habe mir so eine riesige Wohnungsmülltonne angeschafft, sie steht neben der Bürotür, da fliegt der größte Teil hinein. Unterm Schreibtisch eine Box, für alles, was ebenfalls weg kann, ich aber nicht sicher bin, kommt dort rein. Auch schräg, aber mir erspart es die Ablage von Dingen, die eh unwichtig sind. Hat nicht jeder so "Chaotische" Züge?

Es ist zunächst kein schwieriger Weg mehr in die ordentliche Büroorganisation, Sie haben grob sortiert. Bringen Sie ein ein klein wenig Übersicht in Ihre Unterlagen, vielleicht können Sie sich in dieses Thema einarbeiten. Irgendwann hat man jemanden im Büro der das Chaos dann sortiert.

Das gesamte Durcheinander müssen Sie dann auch noch aufbewahren, auch so, dass man es wiederfindet. Thats the point

 

Aufbewahrungsfristen der Unterlagen
Z. B.

6 Jahre Geschäftspapiere, steuerliche Papiere, jegliche Unterlagen die mit Streitigkeiten zusammenhängt

10 Jahre Rechnungen, Inventurbelege, Steuerabschlüsse und Belege, Urkunde etc.
Das sind nur mal so grobe Beispiele, es gibt sogar, einiges was noch länger aufbewahrt werden. Weitere Fristen kann man im Internet recherchieren.

Haben Sie eine Basis für Ihr Büro gefunden, fangen Sie an eine einfache aber organisierte Struktur in den Ablauf zu bringen. Das Ziel ist professionelle Verwaltung, die zum Erfolg Ihres Betriebes beiträgt.

Aller Anfang ist schwer, meist lästig, es erschließt der Sinn nicht. So hat man ein System, findet alles wieder in dem Chaos, nur andere wiederum verstehen es nicht. Wie auch.

 

Nicht verzweifeln wird alles gut :-)

 

Die es im Griff haben, nicht lustig machen, das tut den Chaoten auch weh.

 

 

www.notebooksbilliger.de

  

Jetzt noch nachstehende informative Links zu interessanten Seiten, weil ich weiß gerade Menschen die im Chaos agieren, sind extrem fit und schlau und informieren sich auf allen Gebieten. Sie haben eine Struktur, finden alles wieder in dem Durcheinander, nur andere wieder verstehen es nicht.

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