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Wie organisiere ich meine Zeit

 


1.15 Zeitmanagement Arbeitstag einteilen

Gewinnen Sie Zeit für die positiven Dinge im Leben. Zeitmanagement, die eigene Zeit einteilen bedeutet effektiver und erfolgreicher arbeiten.

 

Ich frage mich, was ist denn überhaupt Zeit. Zeit ist zunächst mal ein Begriff für z. B. ein Zeitalter, Zeitangabe, Zeitraum, von Augenblick bis Ära. Zeit jagt uns durch unser Leben, wir lassen uns hetzen und dirigieren, Haltbarkeitsdatum, Fristen, Termine, Stichtage. Die Uhr sowie das Datum sind die Verursacher, sie entscheiden über »viel Zeit und wenig Zeit«

 

Ich habe Zeit – sie gehört mir, ich habe keine Zeit sie gehört anderen. Was machen diese Menschen mit »meiner“ Zeit« und wieso habe ich sie verloren.

 

Gegen diesen Verlust sollten wir etwas tun, weil Zeit unser Leben kostbarer macht und leider kann man sie nicht kaufen. Vielleicht sollte man es einmal aus einer anderen Perspektive betrachten. Der Aufwand für Arbeit wird unserem Zeitkonto gutgeschrieben, es ist wie beim Sparen, unser Zeitkonto wächst kontinuierlich. Ist doch fein oder? Mit dem „Zeitkonto“ beschäftigen sich Millionen Menschen, ob Coach, Seminar oder Literatur - so wie ich :-) Es ist alles so einfach in der Theorie, die Menschen die nichts anderes tun als Wege aufzuzeigen ein Zeitkonto zu füllen mögen das alles verstehen. Nur setzen sie es selbst jeden Tag um oder hetzen auch sie von Termin zu Termin.

 

Es kann alles sehr einfach sein „ansparen auf dem Zeitkonto“ müsste doch allen geläufig sein. Zunächst einmal grundlegend umdenken, alles was im Beruf an Zeit eingesetzt bekommen man neben Ihrem Honorar ausgezahlt. Halten Sie die »Zeitwirtschaft« am fließen und geben Sie »Zeit« auch aus. Alle würden sich endlich mehr »positive Zeit« leisten können. Man muss es, wie so alles, natürlich erst einstudieren.

 

Zur Hilfe kommt uns da unser innerer Mechanismus. Alles was wir regelmäßig und ständig machen automatisiert sich schon nach sehr kurzer Zeit. Disziplin und Konsequenz über ein paar Wochen da wird man sich umstellen und das Verdienen der Zeit im Schlafe können. Echt jetzt.

 


Jeder wird mit dieser Einstellung eine Vielzahl an Möglichkeiten finden. Ein paar Tipps von mir, ersetzt kein Zeitseminar, ist leicht verständlich umzusetzen, vielleicht wird man sogar von Neugier erfüllt und bekommt Lust auf ein Zeitseminar.

 

Zeitmanagement, ist das Verwalten, Organisieren, Planen der Zeit. Zeit für wesentliche Dinge, Zeit für privates.

to spare time

Beim Kleinunternehmer ist Zeit immer ein Thema. Er mag nicht elend lange Ausführungen über Zeitmanagement studieren. Manager und Vorstände haben da auch keine Zeit umständlich zu recherchieren, sie nehmen sich einen Coach, dann heißt es, learning by doing nach Ansage. Wie aber bekommt der kleine Firmeninhaber zu einem Zeitmanagement? Ist einfacher gesagt als getan, es gibt aber so Schritte, die dem Betriebsinhaber eine Menge helfen können. Der Unternehmer nimmt die Arbeit, wie sie kommt. Er wechselt zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen, wie es gerade erforderlich ist. Dieses Hier und mal Dort arbeiten ist jedoch auf lange Sicht sehr unproduktiv. Man arbeitet von früh bis spät, die Ergebnisse sind nicht zufriedenstellend. Ich sehe es bei Kollegen, da geht permanent das Telefon, da werden Mails angefangen, da wird zu den Mitarbeitern gelaufen. Es wird direkt per Auto zum Kunden, auf Baustellen und Einsatzorte gefahren. Feierabend ist spät am Abend. Sie machen danach noch etwas im Büro, dabei sind sie doch wirklich nur noch am reagieren, selten am agieren.

 

Alle Arbeiten, würde man sie strukturieren wären fast perfekt im Laufe des Tages fertig. Hier könnte man unzählige Beispiele bringen. Sie gewinnen nicht nur Zeit mit einem guten Zeitmanagement sie werden zufriedener, sicherlich auch erfolgreicher. Das wichtigste an dieser Aufgabe ist nur eines: Disziplin, die muss man aufbringen, ohne funktioniert es nicht. Der Kleinunternehmer mit seinem umfassenden und vielseitigen Management funktioniert es sowieso nur nicht anders. Es führt eh kein Weg dran vorbei. Zeitmanagement ist im Grunde sehr einfach, auch für Leute mit wenig Lust dazu haben. Ein paar Minuten am Tag, Sie werden staunen, was plötzlich möglich ist. Schaffen Sie eine Struktur in Ihren Tag, am Anfang vielleicht wie ein i-Männchen eines Tages aber souverän und unsichtbar.

 

Legen Sie zwei Kladden bzw. Ringbücher an, die eine mit der Überschrift »Wichtig«, die andere mit dem Thema »Weniger Wichtig«. Notieren Sie die zwingend notwendigen Arbeiten, ebenso Arbeiten, die unter Aufschub nicht leiden. Dieser Block für Notizen liegt auf dem Tisch, alles, was man so auf Zetteln kritzelt, dort vermerken. Notizen gehen nicht mehr verloren, auch wenn es banales Geschreibsel ist. Versuchen Sie das Zettel Chaos abzustellen. Ja auch dieses erfordert ein entsprechendes Durchhaltevermögen. Was ist besser, Kladde nachschlagen oder Schreibtisch umkrempeln? Zusätzlich jeden Abend stichwortartig notieren, was noch zu tun ist, kann auch sehr hilfreich sein. Es dauert wenige Minuten, ist eine minimale Hilfestellung zum Entlasten des Hirns.

Wenn Sie Entlastung spüren, können die Notizen für den neuen Tag, die hilfreichste Aktion, für Ihre Psyche und Ihre Nerven sein.. Sie gehen mit diesem Alltag nicht ins Bett. Unbewusst werden Sie hiermit einen wichtigen Schritt machen. Auch wenn Sie sagen, mir geht es gut, mir wird nichts passieren. Glauben Sie mir, gerade der Kleinunternehmer ist gefährdet. Er leidet unter Dauerstress, unbemerkt wird Ihr Körper ohne Ende gefordert, das Schlappmachen kommt langsam und unbemerkt. Schauen Sie sich mal um, ab einem Alter haut es Kollegen von den Füßen. Betrachten Sie dagegen Großunternehmer, die rafft es weniger dahin. Warum, sehr simpel, die verteilen die Arbeit, sie kümmern sich um das Wesentliche. Wenn aber »Verteilen« nicht ist, hilft nur in den Allerwertesten treten und eine Struktur schaffen. Beachten Sie dieses, wann immer es geht.

 

Was wichtig ist, sollte am nächsten Tag als zuerst erledigt werden. Alles was weniger wichtig ist bauen Sie in Ihren Tag ein, völlig Unwichtiges sofort in den Papierkorb, nicht erst auf den Tisch stapeln.

 

Machen Sie einen Terminkalender, ordnen Sie Ihre „Aufgaben“ als festen Termin ein. Auch ein sehr unerheblicher Schritt ist, ohne Anstrengung zu machen.

 

Schritt 1 wenig Aufwand

1. Notizen für den neuen Tag
2. Termine für innerbetriebliche Arbeiten


Allein mit diesen beiden Aufgaben haben Sie eine erste, sinnvolle Struktur geschaffen. Teilen Sie nun Ihren Tag auf, setzen Sie für Ihren Tagesablauf immer feste Zeiten an. •

 

Schritt 2 wenig Aufwand
-
- Wichtige Aufgaben
- Tägliche anfallende Arbeit im Büro/Kunden/Montage/Tagesgeschäft
- Weniger wichtige Arbeiten
- Puffer für Unvorhergesehenes
- Feierabend


Schritt 3 mittlerer Aufwand

- Vermeiden Sie Störungen, eigene oder von außen kommende wie z. B.:
- Keine Lust
- Müdigkeit
- Lange Pläuschchen
- Chaos auf dem Schreibtisch
- Zwischendurch Zeit einplanen ohne Telefon
- Nicht ständig auf E-mails reagieren, planen Sie hierfür täglich feste Zeiten ein.

 

  • Kleiner Selbsttest

Ich arbeite, so wie es kommt ja/nein.
Ich arbeite mehr als 45 Stunden. ja/nein.
Ich schiebe unangenehme Dinge oft auf ja/nein.
In meinem Büro ist oft ein Chaos ja/nein.
Ich vergesse oft Sachen ja/nein.

Wie oft haben Sie mit ja geantwortet? Einmal? Dann wird es Zeit mal was zu tun, es sollte alles nein sein. Es ist gefährlich was Sie da machen, dieser Raubbau holt Sie ein, es ist nötig, einen strukturierten Tagesablauf zu erarbeiten. Treten Sie sich täglich. Ein effizientes Zeitmanagement ist auch für den Inhaber einer kleinen Firma ohne große, verwirrende Anweisungen durchführbar, es kommt immer Ihrem Betrieb zugute.

 

Was war des jetzt alles noch mal?

 

  • Nehmen Sie sich auch einen Termin für die nicht so schönen Arbeiten
  • Schaffen Sie für jeden Arbeitsbereich feste Zeiten.
  • Machen Sie einen Terminplan für jeden Tag.
  • machen Sie jeden Abend Notizen für den neuen Tag.
  • Beginnen Sie den Tag mit den »wichtigen Dingen«
  • Vermeiden Sie mehrere Aktivitäten gleichzeitig.
  • Vermeiden Sie Ihre „persönlichen“ Störungen
  • Gestalten Sie die so gewonnene Zeit nach Ihren Wünschen. :-)


Es wird Ihnen eine völlig neue Lebensqualität schenken, Sie werden erfolgreich Ihr Unternehmen leiten. Wer sich perfektionieren möchte und Spaß an der Sache bekommen hat, sollte einen Zeitmanagementkurs buchen, um es zu vervollständigen.

 

Meine Tipps sind nur Ansätze, um überhaupt mal etwas zu ordnen. Ohne riesige Erklärungen zur Umsetzung von komplizierten Arbeitsabläufen oder vor schlauen Grafiken zu sitzen.

 

Versuchen Sie es einfach mal.

 

 

 

 

 

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Dieser kleine Ratgeber ist frei und locker getippt, jedoch auf Grundlage von Erfolgen im Unternehmen. Für Betriebsinhaber mit einigen Erfahrung ist dieser Ratgeber nicht geeignet, bedenken Sie das unbedingt- 


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