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Büroorganisation

 

 

 

Büroorganisation
Büroarbeiten Kleinunternehmer
Handwerker, Freiberufler und Dienstleister

 

1.21 Büroorganisation

 

Ein unternehmerisch denkender und handelnder Firmeninhaber, der in allen Bereichen zielgerichtet engagiert arbeitet, sollte die Intention des Betriebsinhabers sein.

Background
Klare Verwaltung, konsequente Delegation und Fachwissen

Es gibt viele Kleinunternehmer, die mit diesen Arbeiten ins kalte Wasser springen, müssen.


Was muss zwingend gemacht werden? Büroarbeiten müssen erledigt werden, da führt kein Weg dran vorbei. Es gibt Betriebe. Handwerker, Freiberufler, Dienstleister, Unternehmer, die vieles noch Selbst erledigen müssen. Ein Betriebsinhaber oder sein Angestellter wird mit den Jahren schon fast zum Betriebswirt, er ist mit sämtlichen in einer Firma anfallenden Arbeiten vertraut. Büroorganisation bedeutet, vor allem in Kleinbetrieben, auch Zeitmanagement. Für Büroarbeiten ist wenig Zeit, oftmals staut sich alles. Man reagiert nur noch, anstatt zu agieren, dringende Angelegenheiten werden zwar erledigt, die weniger wichtigen bleiben oft sehr lange liegen. Hier muss man sich besser organisieren. Vor allem Unternehmer z. B. Handwerker, Dienstleister sind nun mal keine gelernten Bürokräfte. Jungunternehmer oft völlig ratlos, sie lassen alles auf sich zukommen. Hier kommt es dann mitunter zum Chaos, alles wird zum Teufelskreis. Lassen sich die verworrenen Aufgaben nicht vermeiden, bringen Sie zumindest ein wenig Struktur in den kaufmännischen Dschungel.

 

Welche Aufgaben müssen im Büro gemacht werden?

• Schreibtischorganisation
• Kundenakquise
• Angebote/Ausschreibungen ausarbeiten und schreiben.
• Auftragsbestätigungen schreiben oder kontrollieren
• Korrespondenz
• Rechnungen schreiben oder kontrollieren.
• Zahlungsfälligkeiten überwachen.
• Bankverkehr, wie Zahlungen erledigen und Zahlungseingänge überwachen etc.
• Rechnungen schreiben.
• Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten.
• Schriftverkehr Eingangspost bearbeiten.
• Ablage erledigen oder sortieren
• Telefonate
• Lieferanten.
• Vertretergespräche
• Mahnungen schreiben.
• Lager erfassen und managen.
• Stunden- und Lohnabrechnungen kontrollieren und überweisen.

 

Diese Liste von Aufgaben ist lang, das ist bestimmt noch nicht alles. Auch wenn es kaum vorstellbar ist, es gibt diese Betriebe, die am Anfang ohne Unterstützung arbeiten müssen. Wobei diese Unternehmer später sehr oft die besseren Chefs sind. Wie heißt es »vom Tellerwäscher zum ...«

 

Natürlich haben größere Firmen mehrere Angestellte, jeder Arbeitsbereich wird spezifiziert und organisiert. Es gibt inzwischen wohlklingende Berufsbezeichnungen für all diese Positionen. Es verbergen sich hinter diesen hochtrabenden Titeln im Grunde nur um »Namen«, Aufgabenbereiche, die früher simpel deutsch verständlich tituliert wurden.. Also nicht abschrecken lassen.

 

Für den Unternehmer heißt es, diese Arbeiten effizient zu erledigen. Planen Sie eine gewisse Stundenzahl in der Woche für genau diese Arbeiten ein, langfristig bekommen Sie Ordnung und System. Betrachten Sie Zeiten für Büroarbeiten unbedingt als festgelegten Termin.

 

Schreibtischorganisation

Neudeutsch »Table Manager« kein Witz.
Sortieren Sie Ihren Schreibtisch, legen Ablagekörbe für jeden Bereich an. Dieses erleichtert das Arbeiten, lästiges Suchen entfällt. Fangen Sie gar nicht erst an Post, Zettel etc. auf Packen zu verteilen. Ich habe mir Highboards mit Schubladen angeschafft, hat sich extrem bewährt. Sämtliche Bereiche/Aufgaben haben eine Schublade, arbeite ich an einem Gebiet, finde ich alles, was diesen Vorgang betrifft. Kann ich wärmstens empfehlen, auch wenn es bei manchen ein logistisches Problem mit den Möbeln gibt. Versuchen Sie die vielen Zettel und Post-it zu vermeiden, unter Umständen kann hier eine Kladde eine Hilfe sein. Alle Notizen bleiben an Ort und Stelle. Alternativ, die beste Lösung, wie ich finde, am PC auf dem Desktop, eine »virtuelle« Kladde, lässt sich mit dem Handy synchronisieren. Mit etwas Disziplin, werden dieses Heft bzw. Dokumentation nicht mehr missen wollen. Es lässt sich mitnehmen zu Terminen um Notizen zu machen, diese Notizen gehen nicht verloren.

 

Angebote schreiben.

Eine arbeitsintensive Arbeit. Preise müssen ermittelt werden, benötigte Stunden, Materialeinsatz, für jeden Betrieb spezielle, relevante Positionen. Eine Software Rechnungsprogramm/Buchungsprogramm/Lagerhaltung etc.ist hier klar von Vorteil. Es spart Arbeit und wertvolle Zeit, für Angebote und Ausschreibungen investiert man in der Regel sehr viel Zeit. Auch hier wird die Arbeit z. T. erleichtert durch die direkte Vernetzung mit den Lieferanten. Nur viele Firmeninhaber haben das nicht, die Arbeit die zu Beginn erforderlich ist schreckt sie ab. Software bekommt man oftmals günstig, Starthilfe bekommt man in der Regel, auch die Lieferanten weisen gerne ein. Ich kann aus eigener Erfahrung sagen, es verschafft mir Zeit. Diese komplette Vernetzung, z. B. meine Mitarbeiter arbeiten alle mit Apps auf dem Handy, die Stunden, der Aufwand, fügt sich automatisch auf meinem PC zusammen. Den kompletten »mechanischen« Ablauf sollte man kennen, nur so nutzt man die mediale Welt optimal. Preise kalkulieren und anbieten, ist jedes Mal eine aufreibende Sache, bekommt man den Auftrag, wie lagen die anderen mit den Preisen, kennt jeder Unternehmer. Der Artikel Preiserhandlung, Geschäftsbriefe wie auch Preiskalkulation ist nützlich um interne Gegebenheiten zu berücksichtigen.

 

Auftragsbestätigungen

Eingehende, ausgehende Auftragsbestätigungen müssen geschrieben bzw. kontrolliert werden. Bei Abweichungen muss man entsprechend korrigieren. Bauverträge, überhaupt Verträge zum Auftrag müssen eingehalten werden. Es ist daher von großer Bedeutung jede zusätzliche Arbeit zu dokumentieren, ein Nachtragsangebot und Bestätigung. Bei Versäumnis stehen selbst Minibetriebe unter Umständen ziemlich dumm da. Wobei in vielen Fällen kann es existenziell zum Problem werden. Berücksichtigt man von Anfang an diese Vorgehensweise, wird sie zur Routine, bevor es zu fürchterlichen Erfahrungen kommt. Ich muss an dieser Stelle nicht noch einmal auf die Vorteile einer Software hinweisen. Der Artikel Geschäftsbriefe hat kleine Mustertexte.

 

Rechnungsstellung bzw. Kontrolle.

Rechnungen werden in der Regel per Computer erstellt, Fehler bei der Addition tauchen nur selten auf. Sie sollten die einzelnen Positionen dennoch auf Stückzahl, Preise, Ausführung, genau abgleichen. Zahlungsfälligkeiten überwachen, Eingangsrechnungen auf Termin legen, Skontofristen und Zahlungsziele einhalten. Machen Sie regelmäßig eine Bestandsaufnahme, um abzusichern, dass Sie zahlungsfähig bleiben. Der Artikel Geschäftsbriefe geht auf die vorgeschriebene Form einer Rechnung, ausführlich ein.

 

Bankverkehr

Kontostand, laufende Kosten genau im Auge behalten. Überweisungen, Kontoauszüge, Lastschriften kontrollieren. Kartenzahlungen vergleichen. Alle Belege, Unterlagen der Geschäftsvorfälle dem Kontoauszug anheften. Regelmäßige Zahlungen Finanzamt, Sozialabgaben, Mieten etc. berücksichtigen. Jede Bewegung auf dem Konto muss dokumentiert werden.

Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten.

Buchhaltung wird überwiegend vom Steuerberater erledigt, diese Papiere müssen, können, sollten vorbereitet, monatlich übergeben werden. Diese Vorbereitung wird sich im Honorar des Beraters widerspiegeln.

  • Ausgangsrechnungen nach Rechnungsnummer vorsortieren, zusammenheften.
  • Eingangsrechnungen zusammenheften.
  • Kasse
    Kassenbelege Barausgaben und Einnahmen sortieren •
  • Bankauszüge Belege für die einzelnen Vorfälle anfügen, Buchungen dokumentieren.

 

Ein Ordner, vier Bereiche

Ggf. steuerliche Schreiben oder Notizen beilegen.


Eine digitale Abwicklung, ist noch günstiger, Papierberge verschwinden, es ist die Zukunft. Durch Elstar kann man sich direkt mit dem Finanzamt vernetzen, die Steuererklärungen online einreichen. Steuerberater vernetzen sich immer mehr mit den Mandanten, der Ordnertourismus verschwindet so nach und nach. Müssen Sie nicht bilanzieren, machen Sie die einfache Ein- und Ausgabenrechnung. Man kann, darf es von Hand machen oder ein kleines Programm (gibt es sogar kostenlos im Internet) benutzen. Einahmen und Ausgaben notieren, Umsatzsteuererklärung per Elster, das Ergebnis ans Finanzamt schicken. Beachten Sie evtl. Steuerbefreiungen Kleingewerbe oder andere Gewerke auf der Rechnung zu notieren.

 

Schriftverkehr bearbeiten.

Auf eingehende Post sollten Sie nach Wichtigkeit reagieren bzw. beantworten. Professionell bearbeitet man innerhalb 1 Woche die Briefe. Es gilt für die verschiedensten Arbeitsbereiche, von Buchhaltung über Auftragsbearbeitung etc.

• Ablage sortieren abheften.
• Ordner für die die unterschiedlichen Bereiche anlegen z. B.
• Lieferanten - bezahlte Rechnungen - offene Rechnungen.
• Kunden - bezahlte Rechnungen - offene Rechnungen.
• Schriftverkehr –
• Kunden Aufträge
• Finanzamt
• etc.

 

Mahnungen schreiben.

Neben Zahlungen überwachen heißt es auch die Zahlung der eigenen Rechnungen anmahnen. Bei guten Kunden ist sicher ein Anruf die einfachste Lösung. Bedenken Sie, müsste die Rechnung auf dem Rechtsweg eingefordert werden, sollten Sie Mahnungen geschrieben haben. Also sicher ist sicher. Mustertexte im Artikel Kunde zahlt nicht.

 

E-mail lesen und schreiben.


Der Computer hat den normalen Briefverkehr fast abgelöst. Die meiste Korrespondenz geht über E-mails. Obwohl viele eine sofortige Antwort erwarten, sollten Sie sich hier nicht unter Druck setzen, eine höfliche Antwortzeit ist bei E-mail 1-2 Tage. Versuchen Sie Ihrerseits auch möglichst viel über den E-mailverkehr abzuwickeln.

Lagerhaltung erfassen und managen.


Lagerhaltung ist brachliegendes Kapital. Versuchen Sie Ihren Lagerbestand so klein wie möglich zu halten. Abverkäufe zu günstigen Preisen ist immer noch besser als Jahrelanges lagern, um es dann doch zu entsorgen. Es gibt auch die Möglichkeit, Lagerware im Netz anzubieten. Kontrolle der Lagerware über Ihr Rechnungsprogramm vereinfacht die Arbeit sehr, Lästiges zählen und erfassen entfällt. Kleinbetriebe neigen oft dazu Ware einfach nur hinzulegen, sie beschäftigen sich allenfalls bei der Inventur damit. Oft wird hier auch gerne nur überschlagen.

Kundenakquise


Sollte ein bedeutender Bestandteil Ihrer Arbeit sein. Optimal sind Netzwerke, Lieferanten, Empfehlungen, funktioniert meistens nur, wenn Sie fähig und empfehlenswert sind. Es ist mühselig, lesen die Artikel Werbeschreiben, Werbung richtig einsetzen, Kunden gewinnen. Altkunden sowohl Netzwerke pflegen.

 

Telefonate

Anrufe kommen nicht nach festgelegten Terminen und Sie müssen direkt reagieren. Anrufe, die Sie selbst tätigen, sollten Sie sammeln, dann alle abarbeiten. Es ist problemloser die Gespräche nacheinander zu führen, als jedes Mal die Arbeit zu unterbrechen, es ist dabei effizienter.


Lohnabrechnungen

Stunden bzw. Gehalt ausrechnen, Abrechnungen vom Steuerberater kontrollieren. Dem Arbeitnehmer aushändigen ggf. schicken, alles für die eigenen Unterlagen abheften. Bei monatlich unterschiedlichen Beträgen werden Sie keinen Dauerauftrag haben, Sie müssen den Lohn überweisen. Steuerberaterunterlagen immer genau kontrollieren, die gehen oft sehr Lätsch damit um. Die Arbeiten der Mitarbeiter werden direkt Digital erfasst, es ist enorm problemloser, vor allem bedeutet es geringer Zeitaufwand. Die Stunden der Mitarbeiter werden direkt erfasst und ausgewertet.

 

 

Hinzu kommt das eigentliche managen, die Arbeiten einteilen, Kundenanfragen, verwaltungstechnische Aufgaben, Mitarbeiter einstellen oder kündigen. Formulare für Verbände, Berufsgenossenschaft etc. ausfüllen, Ware annehmen, Informationen einholen. Arbeiten kontrollieren, Terminkoordination, um Ausstattung und Fahrzeuge kümmern.

Es sind Beispiele, was ich damit sagen will, diese Liste nimmt kein Ende.

Versuchen Sie all diese Aufgaben in Ihre „Bürozeit“ zu legen, trennen Sie unbedingt nach wichtig und unwichtig. Hat jeder, erlebt den ganzen Tag mit lauter unwichtigen Dingen verbracht? Das muss sich ändern, sonst ersticken Sie irgendwann im Chaos. Sie müssen nicht unbedingt zum Perfektionismus neigen, damit steht man sich manchmal selbst im Weg. Weil man verwirft, ursprünglich perfekte Arbeiten immer wieder. Qualitative, korrekte Arbeit wird von Ihnen verlangt. Lernen Sie auch mal nein zu sagen. Im Endeffekt macht es die Planung, das man sich verzettelt. Sie gewinnen dadurch Zeit, nutzen Sie diese gewonnene Zeit für sich selbst. Die Qualität Ihres Lebens steigt dadurch enorm. Expandiert eine Firma, werden immer mehr Bereiche dieser Aufstellung an Mitarbeiter abgegeben, Buchhaltung und Sekretariat sind meist die ersten Stellenausschreibungen für ein funktionierendes Büro. Planen Sie umsichtig, mit Sorgfalt, leicht entsteht hier ein sogenannter »Verwaltungswasserkopf«.

 

Viele Leser werden jetzt denken, was is das für ein Quatsch .Meine Lieben es gibt unzählige Firmen, die nicht so technisiert arbeiten, dazu keine Ahnung von Büroarbeiten haben. Für unerfahrene Kleinunternehmer sind Tipps und Gedankenstützen helfend. Seien Sie tolerant. Das Ziel irgendwann mit Software/Computer zu arbeiten, sollte man dennoch vor Augen haben. Innovative Arbeit wird heutzutage verlangt, deshalb den Anschluss nicht verpassen. Ein manuelles Start-up, ein straff strukturierter Tag, sind die besten Voraussetzungen für eine Firma. Diese Chefs wissen nämlich, was der »dumme« Computer da macht.

 

 

 

Viel Erfolg im Büro.

 

 

 

 

 

Weitere Berichte in meiner Bibliothek 1red.

 

 

     
   

 

Alle Texte, Briefvorlagen und Vordrucke zusammengefasst im Buch. Es ist eine kleine Hilfe für die ganz kleinen Firmeninhaber. Die vielen kleinen Mini Betriebe, wo der Chef noch   alles können oder auch selber machen muss, sind oft ratlos. Briefe Formulieren, Strategien entwickeln, Fixkosten aufstellen und auswerten usw. Das finden Sie in diesem Buch.


Dieser kleine Ratgeber ist frei und locker getippt, jedoch auf Grundlage von Erfolgen im Unternehmen. Für Betriebsinhaber mit einigen Erfahrung ist dieser Ratgeber nicht geeignet, bedenken Sie das unbedingt- 


Für alle anderen Chefs, wird es vielleicht eine Hilfe sein. Wenn nur ein Musterbrief erfolgreich ist oder Klarheit 
über den eigenen Betrieb eintritt. Dann ist dieses Buch bereits  erfolgreich. Haben Sie Fragen zum Buch, zum Inhalt, dann melden Sie sich, gibt immer eine Lösung.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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